Privacyverklaring FORZ Consultancy B.V.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

FORZ Consultancy B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt wanneer u:

• onze website, portals of andere digitale diensten bezoekt;
• bij FORZ solliciteert of met ons contact heeft over een functie, opdracht of loopbaanmogelijkheid;
• kandidaat, specialist, zzp’er, opdrachtnemer, medewerker van een leverancier of andere professional bent;
• contactpersoon bent bij een (potentiële) opdrachtgever, eindklant, leverancier, zakenpartner of andere professionele relatie;
• deelneemt aan een gesprek, vergadering of andere communicatie met FORZ.

3. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via een cv, formulier, e-mail, gesprek, overeenkomst, portal of identiteitscontrole;
• van opdrachtgevers, leveranciers, referenten of andere zakelijke contacten;
• uit openbare professionele bronnen, zoals LinkedIn, bedrijfswebsites, het Handelsregister en openbare beroepsregisters;
• via dienstverleners die ons ondersteunen bij recruitment, contractbeheer, communicatie, facturatie, beveiliging en IT;
• automatisch wanneer u onze website of digitale diensten gebruikt, bijvoorbeeld via cookies, logbestanden en vergelijkbare technieken.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Websitebezoekers

• IP-adres, browser- en apparaatgegevens, taalinstellingen, gebruiksgegevens en beveiligingsloggegevens;
• cookiegegevens en vergelijkbare online identificatoren, afhankelijk van uw cookievoorkeuren;
• naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht wanneer u een contactformulier gebruikt.

Kandidaten, specialisten en sollicitanten

• naam, contactgegevens, woonplaats en andere gegevens die u in uw cv of profiel verstrekt;
• werkervaring, opleiding, kwalificaties, diploma’s, certificaten, talenkennis, beschikbaarheid, voorkeuren en tarief- of salarisindicatie;
• gespreksnotities, correspondentie, referenties en informatie over de voortgang van een procedure of bemiddeling;
• foto’s of andere profielinformatie voor zover u deze zelf verstrekt of deze uit een openbare professionele bron afkomstig is;
• eventueel een Verklaring Omtrent het Gedrag of bewijs van beroepskwalificaties, indien dit voor een functie of opdracht noodzakelijk is.

Zzp’ers, opdrachtnemers en andere ingezette professionals

• bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, bankgegevens, verzekeringsgegevens en contract- en factuurgegevens;
• opdrachtgegevens, urenregistraties, tarieven, betalingen, prestatie- en administratieve gegevens;
• voor identiteitscontrole: officiële naam, nationaliteit, soort identiteitsdocument, documentnummer en geldigheidsduur;
• indien van toepassing: gegevens over het recht om in Nederland arbeid te verrichten en de geldigheidsduur daarvan;
• een kopie van relevante pagina’s van een identiteits- of verblijfsdocument uitsluitend wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Belangrijk. Bij de identiteitscontrole van een Nederlandse, EER- of Zwitserse zzp’er bewaren wij in beginsel geen kopie van het identiteitsbewijs en nemen wij geen BSN over. Wij leggen alleen de gegevens vast die voor de controle noodzakelijk zijn.

Opdrachtgevers, leveranciers en zakelijke relaties

• naam, functie, organisatie, zakelijke contactgegevens en communicatievoorkeuren;
• offerte-, contract-, opdracht-, inkoop-, factuur- en betalingsgegevens;
• correspondentie, gespreksnotities en informatie die nodig is voor relatiebeheer, dienstverlening en naleving van afspraken.

Bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens

Wij vragen in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, of strafrechtelijke persoonsgegevens. Als dergelijke gegevens toch noodzakelijk zijn, verwerken wij deze uitsluitend wanneer daarvoor een specifieke wettelijke uitzondering bestaat of u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Een VOG bevat geen overzicht van strafrechtelijke feiten; wij verwerken deze alleen wanneer dit voor de betreffende functie of opdracht noodzakelijk is.

5. Voor welke doelen en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

6. Identiteitscontrole en recht om in Nederland te werken

Bij de inzet van een zzp’er of andere professional kan FORZ de identiteit vaststellen aan de hand van een geldig en authentiek identiteitsdocument. De controle is bedoeld om persoonsverwisseling en fraude te voorkomen, vast te stellen dat wij met de juiste persoon contracteren en te voldoen aan toepasselijke eisen uit het SNA-schema en relevante wetgeving.

Voor een Nederlandse, EER- of Zwitserse zzp’er registreren wij alleen de gegevens die voor de controle noodzakelijk zijn. Een kopie wordt niet standaard gemaakt of bewaard. Voor personen van buiten de EER of Zwitserland kunnen op grond van de Wet arbeid vreemdelingen aanvullende controle- en bewaarplichten gelden. In dat geval verwerken wij alleen de wettelijk vereiste documenten en gegevens.

De identiteitsverklaring wordt niet standaard aan de eindklant of een extern inhuurplatform verstrekt. Wij bevestigen waar mogelijk uitsluitend dat de controle is uitgevoerd. Alleen wanneer verstrekking of inzage noodzakelijk, contractueel geregeld en volgens de AVG toegestaan is, kunnen relevante gegevens worden verstrekt of kan gecontroleerde inzage worden verleend. Een BSN of kopie van een identiteitsbewijs wordt uitsluitend verwerkt of verstrekt wanneer daarvoor een specifieke wettelijke verplichting of bevoegdheid bestaat.

7. Gespreksopnames, transcripties en AI-ondersteunde hulpmiddelen

FORZ kan hulpmiddelen gebruiken om gesprekken op te nemen, te transcriberen of samen te vatten, bijvoorbeeld om afspraken correct vast te leggen, dienstverlening te verbeteren of recruitment- en contractprocessen te ondersteunen. Wij informeren deelnemers vooraf wanneer een gesprek wordt opgenomen of getranscribeerd. Waar toestemming de grondslag is, kunt u weigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor de kern van onze dienstverlening.

Wij kunnen AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken voor bijvoorbeeld samenvatten, zoeken, administratieve ondersteuning of matching. Menselijke medewerkers blijven verantwoordelijk voor relevante beslissingen. FORZ neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

8. Moet u de gegevens verstrekken?

U bent niet altijd verplicht persoonsgegevens te verstrekken. Sommige gegevens zijn echter nodig om een overeenkomst te sluiten, een opdracht uit te voeren, uw geschiktheid te beoordelen, uw identiteit of werkbevoegdheid te controleren of aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zonder die gegevens kunnen wij mogelijk geen bemiddeling, overeenkomst, opdracht of andere dienstverlening uitvoeren. Gegevens voor niet-noodzakelijke cookies en bepaalde marketingactiviteiten zijn vrijwillig.

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met:

• opdrachtgevers en eindklanten, voor zover nodig voor een concrete functie, opdracht, toegang tot een locatie of uitvoering van een overeenkomst;
• beheerders van externe inhuurplatforms, vendor management systemen, brokers of bemiddelingsplatforms, zoals Flextender, voor zover dit noodzakelijk is voor inschrijving, beoordeling, contractering, uitvoering of administratieve afhandeling van een opdracht;
• leveranciers die in onze opdracht diensten verrichten, zoals hosting, CRM, communicatie, e-signing, contractbeheer, urenregistratie, facturatie, analyse en beveiliging;
• accountants, auditors, verzekeraars, banken, juristen en andere professionele adviseurs;
• overheidsinstanties, toezichthouders, opsporingsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of dit nodig is ter bescherming van rechten en veiligheid;
• een mogelijke koper, investeerder of samenwerkingspartner bij een reorganisatie, fusie of overname, met passende vertrouwelijkheidswaarborgen.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij, waar vereist, verwerkersovereenkomsten. Zij mogen de gegevens uitsluitend volgens onze instructies en voor de afgesproken doeleinden gebruiken. Een extern inhuurplatform kan gegevens namens FORZ of namens de opdrachtgever verwerken en kan voor bepaalde eigen doeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. FORZ informeert de professional waar mogelijk vooraf over het gebruik van het platform en beperkt de verstrekking tot de gegevens die voor de betreffende opdracht noodzakelijk zijn.

10. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Sommige leveranciers of subverwerkers kunnen gegevens echter buiten de EER verwerken of vanuit een derde land toegankelijk maken. In dat geval zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en nemen wij waar nodig aanvullende beveiligingsmaatregelen.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies om de website en digitale diensten goed en veilig te laten functioneren. Analytische, voorkeurs- en marketingcookies plaatsen wij alleen wanneer daarvoor toestemming vereist is en u die toestemming heeft gegeven. U kunt uw voorkeuren op ieder moment aanpassen via de cookie-instellingen op onze website. Actuele informatie over gebruikte cookies, leveranciers en bewaartermijnen staat in onze cookie-instellingen of afzonderlijke cookieverklaring.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en ongewenste openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten, afhankelijk van het risico, toegangsbeperking, authenticatie, logging, versleuteling, back-ups, leveranciersbeoordeling en periodieke controle. Geen enkele methode van opslag of overdracht is volledig risicoloos. Vermoedt u een beveiligingsincident waarbij FORZ betrokken is, neem dan direct contact op via compliance@forzconsultancy.com.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, tenzij een wettelijke verplichting, auditverplichting, lopend geschil of aantoonbaar gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. De bewaartermijn verschilt per categorie gegevens en wordt mede bepaald door de duur van de relatie of opdracht, toepasselijke wettelijke bewaarplichten en de noodzaak om naleving en gemaakte afspraken te kunnen aantonen. Waar mogelijk hanteert FORZ de hieronder genoemde gebruikelijke maximale bewaartermijnen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

14. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
• gegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking.

U kunt een verzoek sturen naar compliance@forzconsultancy.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer dat nodig is om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur daarbij geen onbewerkte kopie van uw identiteitsbewijs; scherm in ieder geval het BSN, de pasfoto en het documentnummer af als een kopie noodzakelijk is.

15. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat op onze website. Bovenaan vermelden wij wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen aanvullend wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

17. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via compliance@forzconsultancy.com of schrijf naar FORZ Consultancy B.V., Rooswijck 5 B, 1081 AJ Amsterdam, Nederland.